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医師の開業

クリニック開業時に予約システムを導入するメリット

クリニック開業時に予約システムを導入するメリット

クリニックに来院した患者さんの満足度を左右する大きな要素のひとつに「待ち時間の長さ」があります。
体調が悪くて来院しているのにもかかわらず、何時間も待合室で過ごさなくてはいけないというのは、患者さんにとっては大きな負担です。
せっかく新しくクリニックを開業するのなら、こうした問題についてはあらかじめ対策を講じておくことが大切でしょう。

その方法のひとつが「予約システムの導入」です。今回は、予約システムの種類とそのメリット、導入の際の留意点について詳しく解説していきます。

クリニックの予約システムとは

待ち時間というのは、クリニックに来院する患者さんの満足度を左右する要素のひとつです。
例えどんなにドクターの腕が良くても、どんなにクリニックがきれいでも、毎回待ち時間が長い場合には次回の来院を躊躇してしまうこともあるでしょう。

そうした問題を解決するのが「予約システム」です。その名の通り、診療の予約をするためのシステムで、導入することによって患者さんの待ち時間を軽減したり、病院スタッフの負担を軽減することが可能です。

「インターネット予約」や「電話予約」、「窓口予約」など予約方法はさまざまで、診察の順番が近づくと自動でメールや電話で知らせてくれたりと便利な機能が付いた予約システムもあります。

クリニックの予約システムの主な種類

予約システムの主な種類は大きくわけて「時間予約」と「順番予約」の2つです。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

時間予約

「○月○日○時○分」というように、日付と時間を決めて予約するタイプです。病院側は1時間あたり何人の患者を診るのか設定しておくことで、診療ペースを作ることができるというメリットがあり、患者さんにとっては待ち時間を削減できるというメリットがあります。ただし、予約の変更やキャンセル、急患などによって予定が狂ってしまうこともあるので注意が必要です。

順番予約

当日の順番を取る予約方法のことです。翌日など先の予約を取ることはできませんが、当日は時間に縛られることなく来院が可能です。病院側のメリットとしては時間予約のように予約枠に左右されないため、より多くの患者さんを診ることができること。ただし、患者が集中する時間や曜日にはバラツキがあるため、診療ペースが把握しにくいというデメリットもあります。

クリニックの予約システム導入を行うタイミング

クリニックの予約システムを導入する場合、開業に合わせて最初から導入しておくのが理想的です。
もちろん、途中から導入することも可能ですが、既存の患者さんへ予約システム導入の周知や、予約方法の説明をする必要があるため手間がかかったり、患者さんが混乱したりする可能性もあります。

システムを導入する設備投資などのことを考えても、やはり開業のタイミングで導入するのがベストでしょう。

クリニックの予約システムを導入する際の注意点

では、実際に予約システムを導入する場合、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。

最初に決めておかなくてはいけないのが、全ての患者さんに予約を求める「完全予約制」なのか、予約をしていない人も受け入れる「予約優先」なのかなど、運用方針をはっきりと決めておくということ。

診療科目によっては完全予約制では経営がうまく回っていかない可能性もありますので、クリニックの診療に最適な方法を検討する必要があります。そうした上で、患者さんへ予約システムの導入を周知していきましょう。

予約システムを導入するメリットは数多くあります。患者さんの満足度を高めるため、スタッフの負担軽減にも効果的なため、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか? その際には、ぜひ上記の内容を参考にしてみてください。